La simplificación de los procedimientos administrativos implantada por la Junta permite que los castellanos y leoneses se ahorren más de 44 millones de euros desde 2008, como resultado de los desplazamientos y las gestiones que se han evitado y que tendrían que haber realizado si no se accediera a numerosos documentos por medios electrónicos.
Cerca de 3.000 empleados públicos de la administración autonómica utilizan el sistema SUFO para la tramitación de expedientes que permite el intercambio de datos, certificados y documentos por medios electrónicos con las demás administraciones públicas, sin que ciudadanos y empresas tengan que preocuparse por recabar y aportar dicha información. Con esta medida, además, en el ámbito interno, se incrementa la agilidad administrativa y se aumenta el grado de automatización de los procedimientos.
Una de las líneas de trabajo de esta política de simplificación consiste en la supresión de la documentación que los ciudadanos tienen que aportar cuando hay que justificar ciertos requisitos a la hora de acceder a ayudas, autorizaciones o cualquier otro trámite administrativo. Para ello, la Consejería de la Presidencia ha desarrollado una plataforma, denominada SUFO, que, a través de acuerdos, permite el intercambio de datos y documentos con otras administraciones. En la actualidad ya son 37 los documentos, como son el DNI o el título de familia numerosa, que la Junta puede intercambiar con otras administraciones, evitando así que el ciudadano los tenga que aportar.
Desde el año 2008, mediante este sistema, se llevan intermediados casi siete millones y medio de documentos, es decir, esa cantidad de papeles no la han tenido que presentar a la administración los ciudadanos y las empresas. De entre ellos destacan los más de tres millones y medio de documentos nacionales de identidad que no se han tenido que aportar por los ciudadanos -la Junta de Castilla y León los ha consultado directamente con la Policía Nacional- o los casi dos millones y medio de certificados de empadronamiento -consultados directamente por la administración autonómica con el Instituto Nacional de Estadística (INE)-.
Gracias a este sistema de intercambio electrónico de documentación se ha eliminado la carga administrativa que supone la obligación de tener que presentar fotocopias del DNI, certificados de empadronamiento, desempleo, información tributaria, títulos universitarios, catastro, seguridad social, desempleo, así como los certificados de discapacidad o la acreditación de familia numerosa, entre otros.
De los 37 documentos que se intercambian con otras administraciones, en 22 casos el intercambio se gestiona a través de una plataforma autonómica, denominada SUFO. Este proyecto ha permitido eliminar la obligación de presentar documentos a la administración en un gran volumen de procedimientos administrativos, con un incremento anual constante -en el año 2017 se han dejado de solicitar 888.346 documentos-.
Consulta de poderes notariales
Recientemente se ha puesto en marcha un nuevo servicio dentro del sistema SUFO, gracias a la intermediación con el Consejo General del Notariado, como es la consulta de poderes notariales. Muchos trámites ante la Junta requieren la presentación de escrituras de apoderamiento o identificar a los administradores de una sociedad. Con los servicios que se han implantado se puede descargar la copia simple de una escritura de estas características si el interesado aporta el Código Seguro de Verificación (CSV) que consta en la misma, se puede consultar también la subsistencia de un poder notarial, el estado de nombramiento de los administradores en una sociedad y la notaría donde se ha llevado al efecto.
Tanto las empresas como cualquier otra persona jurídica tendrán la posibilidad de dejar de aportar estos documentos en los trámites que se gestionen con la Administración autonómica, facilitando, aún más, las relaciones con la Junta, al mismo tiempo que se genera un ahorro a ciudadanos y empresas reduciendo los costes de tramitación, ya que se evitan los gastos de desplazamiento y el tiempo empleado y, a la vez, se consiguen disminuir también los plazos en la resolución de los procedimientos.